Így lesz időd mindenre, ami fontos (nem még több munkával)

A legtöbb vállalkozó úgy érzi, hogy nincs ideje minden fontos dologra. A napi “tűzoltás” nagyon sok időt visz el, és így végül nem jut idő arra, ami igazán fontos. A két leggyakoribb (és legfontosabb) áldozat a stratégiai teendők és a rendszeres sportolás.

2005 óta vagyok vállalkozó. 2015-re már közel 20 fős, 100 millió feletti forgalmú volt a vállalkozásom (ez egy kereskedelmi cégnél nagyjából 1 milliárdos forgalomnak felelne meg, de mi szolgáltatók vagyunk). Én is pontosan azt éreztem, mint a legtöbb magyar vállalkozó: nincs semmire időm, ezért folyamatosan frusztrált voltam, és nem is alakultak úgy a dolgok, ahogy szerettem volna. Ekkor kezdtem el kapiskálni, hogy nem jól állok a dolgokhoz.

Nem az a megoldás, hogy még többet kell dolgozni

A probléma kulcsa a fejünkben van: azt hisszük, hogy akkor járunk el helyesen, ha minél többet, minél keményebben dolgozunk. Csakhogy az igazság nehezen állhatna ettől távolabb. Ha (túl) sok munka mellett sincs időnk mindenre, amit fontosnak gondolunk, akkor szinte bizonyosan rosszul választjuk meg a prioritásainkat.

Túl sok operatív feladatot végzünk, amik ugyan szépen működtetik a vállalkozást, de sajnos egyúttal konzerválják is azt a helyzetet, hogy “nekünk kell mindent csinálni”.

Pontosan ez az oka annak, hogy nincs idő stratégiai feladatokra, amikkel építeni, fejleszteni tudnánk a bizniszt, ami végül elvezetne oda, hogy nem nekünk kell csinálni mindent. Tehát ez egy ördögi kör – vagy legalábbis annak tűnik.

Nem lehet az a megoldás, hogy akkor még több időt szánunk a munkára, hogy azokat is meg tudjuk csinálni, amit ma még nem. Ez a gondolatmenet nem vezet előre, mert nem lehet végtelen mennyiségű időt dolgozni – és remélhetőleg nem is akarsz.

Dolgozz a prioritásaidon!

Ha nem tisztázod magadban, hogy mi a fontos az életedben, és így a vállalkozásodban, akkor nem csoda, ha nem tudsz különbséget tenni a valóban fontos, és a csak fontosnak tűnő dolgok között. (Cikk ajánló a tervezéshez, célkitűzéshez: Ezt tervezd meg vállalkozóként először, ne a bevételeidet!)

A legesleggyakoribb prioritási zavar a stratégiai és az operatív teendők környékén keresendő.

A stratégiai teendőkkel építed a bizniszt, az operatív teendőkkel pedig működteted.

Semmi baj azzal, ha a vállalkozás egy bizonyos fejlettségi szintjéig jó sok operatív dolgot teszel – nem is nagyon lehet szerintem ez másképp. De ha ez a helyzet konzerválódik, és már évek óta szinte csak operatív üzemmódban vagy, akkor nem csoda, ha nem fejlődik a vállalkozásod úgy, ahogyan szeretnéd.

Minden időmenedzselési vagy feladatmenedzselési megoldás előtt (vagy akár helyett) először is meg kell hoznod bizonyos döntéseket: mi az, amit igazán fontosnak tartasz, és amire időt akarsz szánni vállalkozóként? Azaz mik a valódi prioritásaid? Ha rám hallgatsz, akkor két dolgot biztosan jó magas prioritási szintre helyezel: a sportolást és a stratégiai teendőket.

Ugyanazért nem sportolsz, amiért nem végzel stratégiai teendőket

“Majd elmegyek edzeni délután, ha lesz időm és nem leszek túl fáradt!” – én évekig mondogattam ezt magamnak. És szerinted hányszor voltam edzeni? Ha te is mondogatsz hasonlókat, akkor pontosan tudod, hogy majdnem sehányszor. Ugyanez a veszély fenyegeti a stratégiai teendőket is: “majd dolgozom a marketing stratégiánkon, vagy a folyamataink fejlesztésén, csak előbb le kell számláznom ezeket, meg fel kell hívnom a beszállítókat, meg be kell csomagolnom ezeket”. Ez így nem megy.

Ha ezt csinálod, akkor azzal azt fejezed ki, hogy számodra csak minden után következik a saját egészséged, vagy a vállalkozás fejlesztése. Akkor miért működne? Semmi meglepő nincs ebben.

Mit kell tenned konkrétan?

Alapvetően két irányban is lépned kell:

1. El kell kezdened olyan dolgokat is csinálni, amiket eddig nem – mert “nem volt rá időd”. A két legfontosabb ilyen “dolog” a stratégiai feladatok végzése, amik fejlesztik a vállalkozásodat, és a sportolás, ami fejleszti az egészséged, az önbizalmad, az életed.
2. Ki kell vezetned bizonyos dolgok végzését az életedből, különben még többet kellene dolgoznod az 1-es pont miatt.

Hogyan szúrhatsz be új feladatokat, eseményeket, teendőket a naptáradba? Hát pont úgy, hogy beszúrod őket a naptáradba. Beírod, hogy minden szerdán 8:00-10:00 között a cég marketing stratégiáján dolgozol. Vagy a vezető munkatársaiddal konzultálsz. Vagy edzel. Vagy fejleszted a kritikus folyamatokat. Ez a része tűnik egyszerűbbnek, és tényleg egyszerűbb.

Hogyan tudsz bizonyos feladatoktól “megszabadulni”? Elsőre ijesztőnek tűnhet ez a felvetés, de biztosan van néhány dolog, amit ha egyszerűen nem csinálsz többet, akkor nem lesz szinte semmi következménye. Ha például nem nézed meg óránként az emaileket vagy a Facebookot, vagy a rendeléseket, akkor egy csomó időt nyersz, és veszteség szinte semmi nem lesz – max az elején kicsit kényelmetlenül érzed magad. Vagy ha bizonyos nagyon alacsony profittartalmú termékekkel vagy szolgáltatásokkal mostantól nem foglalkozol, akkor időt nyerhetsz, és helyette sokkal nagyobb lehetőségekkel kecsegtető fejlesztéseket vezethetsz be.

A másik lehetőség az, hogy munkatársnak vagy esetleg külsős partnernek delegálsz dolgokat. Már nem te takarítod a boltot, hanem megbízol vele egy takarítót. Már nem te csomagolod az árut, hanem egy munkatársad. Már nem mész el a postára minden nap, hanem fizetsz egy postai szolgáltatónak, hogy jöjjenek házhoz minden nap, így nyersz napi 1 órát.

A végcél az vállalkozóként, hogy ne végezz semmi olyan operatív munkát, amit más is meg tud csinálni.

Csak így lesz majd annyi szabadidőd, és a sok stratégiai munkával elért fejlesztésnek köszönhetően olyan jövedelmed, amire vágysz.

Én ezt csináltam – és bejött!

Számomra az edzés volt az első komoly lépés a tudatos prioritáskezelés irányába, és az itt elért sikereimből erőt merítve tudtam a vállalkozás más területein is fejlődést elérni. (Igen, most azt is mondtam ezzel, hogy vállalkozóként a sport szerintem bizonyos értelemben a vállalkozás része.)

Hétfő, szerda, péntek reggel 8:00-9:00, “Edzés – nem vagyok elérhető”. Ezeket szó szerint beírtam a közös céges Google naptárba, hogy eszébe se juthasson senkinek bármilyen olyan teendőt beírni, amihez én is kellek. Ezzel lényegében olyan szintre emeltem az edzést, mint egy tárgyalást. Tárgyalni sem úgy szoktunk, hogy “majd ha lesz időm”, hát ezt alkalmaztam az edzésnél is.

Ugyanígy konkrét időpontot és időkeretet rendeltem a számomra fontos stratégiai témáknak. Az én egyik top stratégiai prioritásom az, hogy a munkatársaimmal beszélgetek, egyeztetek, mentorálom őket, segítek nekik, amiben tudok.

Nincs rejtegetni valóm, nézd meg a naptáramat, hogy milyen szépen tükrözik az időpontjaim a prioritásaimat!

1. Edzés. Most már nem reggel szoktam edzeni, hanem délután (és már csak heti kétszer, mert most már futni is szoktam), de még mindig be vannak írva az időpontok.
2. Munkatársak. A “céges” dolgaim majdnem 100%-a az, hogy munkatársakkal vagyok. (Ez nem egy minta hét, lényegében minden hetem nagyon hasonlóan néz ki.)
3. Délelőttök. Úgy döntöttem, hogy a délelőttöket nagyrészt szabadon tartom, mert akkor tudok legjobban gondolkozni, vagy valamilyen alkotó munkát végezni, például cikket írni.
4. Csütörtök-péntek. Én alapvetően heti 3 napot töltök a Klikkmarketing (azaz a vállalkozásom) dolgaival, akkor viszont rendesen odateszem magam. A csütörtök és a péntek így szabad, pontosabban ekkor foglalkozom az új “hobbimmal”, a vállalkozófejlesztéssel. A valóságban nem lógatom a lábam, de ha akarnám, megtehetném.

Kockázatok és mellékhatások

Vigyázz, nekem sem máról holnapra sikerült ezt a “rendet” elérnem! Neked sem ajánlom, hogy azt gondold, hogy ez túl gyorsan lehetséges. Viszont az is igaz, hogy ha már ma nem kezdesz el lépéseket tenni az ügy érdekében, akkor továbbra is csak azt a helyzetet konzerválod, ami valószínűleg zavar, és változtatni akarsz rajta.

Ha változást akarsz, változnod, változtatnod kell!

Kockázat #1: Túl nagy elvárások, túl hirtelen változtatások. Amikor én megismerkedtem azzal a bizonyos vállalkozói gondolkodásmóddal, ami mentén ma már aktívan élek, akkor kvázi azonnal meghoztam néhány igen komoly döntést a bizniszben, ami majdnem katasztrófához vezetett. Azonnal abbahagytam például bizonyos dolgok elvégzését, amit addig csináltam. Azt hagytam ki a képletből, hogy azok a tanítók, akik erre tanítottak engem, évtizedek alatt csiszolták tökéletesre ezeket a dolgokat, nem keddről szerdára. Nem hagyhatsz azonnal abba bizonyos dolgokat a bizniszben, akármennyire szeretnéd is esetleg, megértve az írásom lényegét. Akár hónapok munkája is szükséges lehet ahhoz, hogy át tudd alakítani a vállalkozásodat olyanra, hogy biztonságosan megléphess bizonyos dolgokat.

Kockázat #2: Ragaszkodás dolgokhoz. Ha nem tudsz elengedni bizonyos feladatokat, bizonyos döntéseket, bizonyos dolgok állandó kontrollálását, akkor nem fogsz tudni igazán fejlődni. Ha továbbra is úgy fogsz felkelni, hogy azonnal megnézed az emaileket, és elkezdesz az emailektől függően reagálni és feladatokat elvégezni, akkor nagyon könnyen lemondod majd az edzést, mert “ez most fontosabb”. Hiába hozod meg a prioritásaidat, ha nem tudod őket keményen betartani. Az elején ez baromi nehéz is lehet, de idővel olyan szokássá válnak ezek, amik már fel sem tűnnek.

Kockázat #3: Visszahúz a környezeted. Avasd be a munkatársaidat és a családodat, és mindenkit, akit kell az új időrendedbe: például, hogy délelőttönként nem vagy elérhető, mert sportolsz és stratégiai fejlesztéseken dolgozol! Írd be a naptárba a dolgokat, mint én! Ha a környezeted ugyanis továbbra is ugyanúgy kezel téged, mint előtte, akkor nagyon nehéz dolgod lesz a saját új szabályaid betartásában. De ha mindenki megérti az új rendszert, akkor egy ideig talán zúgolódni fognak, de idővel szépen ez lesz a megszokott rend.

Csak pozitív mellékhatásokkal fogsz találkozni. Sportosabb leszel, jobban fog menni a biznisz és nagyobb lesz az önbizalmad – mert sokkal inkább

az fog történni, amit igazán akarsz. Nem leszel végre a körülmények áldozata.

Persze rád is fogják majd mondani, hogy “na szép, ennyi időd van, hogy ráérsz napközben edzegetni?”. Ezeket jól kell kezelned fejben, és el kell fogadnod, hogy talán kicsit csodabogár leszel, aki nem attól érzi magát vállalkozónak, hogy halálra dolgozza magát!

Ha tetszett ez az írásom, akkor feltétlen iratkozz fel még most a 30 napos vállalkozófejlesztő videó sorozatomra (tök ingyenes), ott hasonlóan érdekes és fontos témákról hallhatsz tőlem!